maupa: Alex, wie lief Auftragserfassung bei euch vor maupa?
Alex K.: Wenig glamourös. 180 bis 220 Belege pro Woche - PDF, Excel, eingescannte Faxe - die drei Kolleginnen aus der Auftragserfassung haben das den ganzen Vormittag manuell ins ERP getippt. 15 bis 25 Minuten pro Beleg. Rechnet man's hoch, sind das rund 50 Stunden Tipparbeit pro Woche. Eineinhalb volle Stellen, nur um Information von einem System ins andere zu übertragen.
maupa: Was hat den Unterschied gemacht im Vergleich zu eurem alten OCR?
Alex K.: Dass das System unsere Welt kennt. Es weiß, dass „die üblichen vier" bei Stammkunde Müller historisch 2× Design 8389 und 2× Design 1737 waren - und dass diese Designs auf zwei interne SKUs auflösen, die im Dokument nirgendwo stehen. Genauso wichtig: maupa markiert offen, wenn etwas unsicher ist. Es schreibt nichts ins ERP, was nicht jemand bestätigt hat.
maupa: Wie sieht heute ein typischer Vormittag aus?
Alex K.: Die Mails kommen wie immer rein. maupa zieht sich die mit Anhängen, extrahiert alles Eindeutige und legt die Belege im Prüfen-Modal an. Eine Kollegin schaut rein, kontrolliert in 60 bis 90 Sekunden, gibt frei. Die freiwerdende Zeit wandert dorthin, wo sie eigentlich gebraucht wird - aktive Kundenrückfragen, Reklamationen, Termine. Wir haben niemanden entlassen, wir haben Mitarbeiter freigeräumt für das, was Maschinen nicht können.
maupa: Was würdest du Kollegen aus anderen Mittelständlern raten?
Alex K.: Macht den Test mit euren eigenen, komplizierten Bestellungen - nicht mit Demo-Daten. Wenn ein System eure zehn schlimmsten Belege sauber durchbekommt, schafft es die anderen neunzig auch. Und vergesst nicht: Es geht nicht darum, Stellen einzusparen. Es geht darum, dass eure Leute wieder das machen, wofür ihr sie ursprünglich eingestellt habt.
Vielen Dank für das Gespräch, Alex. - Das Interview wurde im März 2026 geführt und für die Veröffentlichung gekürzt.