Das Problem mit dem Stichtag
Beim Big Bang muss am ersten Tag alles zusammenpassen, von den Preislisten bis zu den Nummernkreisen. Fehler gibt es bei jeder Migration. Beim Big Bang werden sie aber erst im laufenden Betrieb sichtbar, oft erst auf der Rechnung beim Kunden. Einen Weg zurück gibt es dann nicht mehr, und jede Korrektur läuft neben dem Tagesgeschäft. Ein Testmandant ändert daran wenig, weil man dort nur die Fälle prüft, an die man schon gedacht hat.
Wer führt welche Daten
Bevor wir den Konnektor bauen, legen wir für jede Datenart fest, welches System führt und in welche Richtung übertragen wird. Mit SelectLine als altem und Odoo als neuem System sieht das zu Beginn der Übergangszeit zum Beispiel so aus:
Aufträge können in beiden Systemen entstehen und werden jeweils ins andere übertragen. Rechnung und Buchhaltung bleiben bis zum Jahreswechsel im alten System, damit das Geschäftsjahr in einem System abgeschlossen wird. Den Bestand bucht anfangs nur das alte System, in dem Lager und Versand noch laufen, und das neue übernimmt ihn. Zieht das Lager später um, dreht sich diese Richtung. Ohne solche Festlegungen überschreibt ein Konnektor früher oder später Daten, die er nicht anfassen sollte.
Abweichungen an echten Belegen finden
Nach jeder Übertragung vergleichen wir Netto- und Bruttosumme in beiden Systemen. Weicht etwas ab, gibt es einen konkreten Beleg, an dem sich die Ursache nachvollziehen lässt. Aus diesen Vergleichen haben wir einige Regeln mitgenommen.
Rabattlogik abgleichen. ERP-Systeme rechnen Rabatte unterschiedlich. Das eine führt den Kundenrabatt an der Auftragszeile, das andere zieht ihn zusätzlich als Belegrabatt aus dem Kundenstamm ab. Ist das nicht abgestimmt, wird doppelt rabattiert. Der Summenvergleich nach jeder Übertragung zeigt so etwas am ersten betroffenen Beleg.
Steuerregeln vor dem Start vollständig anlegen. Auch Sonderfälle wie OSS-Steuersätze für Lieferungen ins EU-Ausland oder steuerfreie Ausfuhren müssen im neuen System hinterlegt sein. Fehlt eine Regel, weicht ein Beleg oft nur um wenige Cent ab und fällt ohne systematischen Vergleich kaum auf.
Währungen ausdrücklich zuordnen. Überträgt der Konnektor die Währung nicht explizit mit, landen Belege in Fremdwährung unbemerkt in der Hauswährung. Ein Probelauf über alle bisher übertragenen Belege deckt das auf, bevor es auf einer Rechnung auffällt.
Stammdaten entwickeln sich weiter. Auch nach dem Datenexport entstehen im alten System neue Artikel und Kunden. Neue Artikel legt der Konnektor nicht selbst an, sondern meldet sie als Aufgabe, damit sie bewusst im neuen System angelegt werden. Kundendubletten, die über verschiedene Vertriebskanäle entstanden sind, sollten vor der Übertragung bereinigt sein.
Nach einem Big Bang tauchen solche Fehler gebündelt in den ersten Wochen auf. Im Parallelbetrieb zeigen sie sich einzeln, und das alte System läuft währenddessen normal weiter.
Schulung mit echten Aufträgen
Solange beide Systeme laufen, gibt es keinen Tag, an dem alle gleichzeitig umlernen müssen. Wer sich sicher fühlt, erfasst Aufträge schon im neuen ERP, während das Lager weiter aus dem alten System druckt und kommissioniert. Geübt wird an echten Bestellungen statt an Musterkunden, und bei Unsicherheit kann man im alten System nachsehen, weil der Auftrag dort ebenfalls existiert.
Der Aufwand liegt im Abgleich
Ein Konnektor, der in beide Richtungen schreibt, muss zuverlässig erkennen, ob ein Beleg schon übertragen wurde, und darf ihn auch bei einem erneuten Lauf nicht ein zweites Mal anlegen. Wir sichern das über eine eigene Kennung im Beleg, ein Protokoll jeder übertragenen Position und den Verzicht auf automatische Wiederholungen beim Anlegen. Auf die Belegnummer allein verlassen wir uns nicht: Manche ERP-Systeme vergeben die Nummern gelöschter Belege neu, in unserer SelectLine-Konfiguration war das der Fall.
Am empfindlichsten sind Änderungen an der Abgleichslogik selbst. Erkennt der Konnektor einen bereits übertragenen Beleg nicht mehr als solchen, schreibt er dessen Positionen doppelt. Deshalb läuft bei uns jede neue Regel zuerst mit einzelnen Belegen, die wir Feld für Feld prüfen, und erst danach für alle. Über das Protokoll lässt sich jede Übertragung zurückverfolgen und bei Bedarf gezielt bereinigen.
Zum Jahreswechsel
Wenn schließlich auch Rechnung und Buchhaltung umziehen, laufen die Daten schon seit Monaten durch den Konnektor, die bekannten Abweichungen sind behoben und das Team arbeitet bereits im neuen System. Der Umstieg ist dann nur noch der letzte von mehreren kleinen Schritten.